Le métier de secrétaire administratif
Interview Vincent LARUE
Quelle est votre profession et en quoi consiste-t-elle?
Je suis secrétaire administratif (catégorie B) au sein du Ministère de la Justice, responsable du Bureau d'Aide Juridictionnelle (BAJ) au Tribunal Judiciaire de BLOIS. A ce titre j'encadre deux adjoints administratifs (catégorie C). L'aide Juridictionnelle (AJ) est sollicitée par les personnes ne disposant pas de beaucoup de ressources financières, pour obtenir un avocat, un huissier de justice ou bien un notaire et dans le cadre des procédures traitées par les tribunaux (procédures civiles et pénales). En fonction des ressources financières des demandeurs, l'AJ peut être accordée totalement (100%) ou bien partiellement (55% ou 25%). La demande d'AJ peut également faire l'objet d'un rejet si les ressources financières du/des demandeurs dépassent les montants fixés par la Loi. L'AJ est réglementée par la Loi 91-647 du 10 juillet 1991 et par le décret n° 2020/1717 du 28 décembre 2020. Mon travail consiste à recevoir les demandes d'AJ et de les instruire (calculs des ressources financières du/des demandeurs). Je procède dans un premier temps à l'enregistrement des demandes puis ensuite à leur instruction afin que les dossiers passent devant une commission pour se voir attribuer un certain pourcentage de prise en compte des frais inhérents aux avocats, huissiers de justice ou bien notaires. Lorsque les dossiers sont incomplets, je demande alors un complément de pièces justificatives aux demandeurs par échange de courriers ou de mails. Une fois les calculs effectués, je prépare chaque dossier pour qu'il passe en commission. Au retour de la commission, je notifie par courrier la décision rendue par le Bureau d'Aide Juridictionnelle. Les fonctionnaires employés dans les BAJ peuvent être des secrétaires administratifs, des greffiers ou bien des adjoints administratifs
Quel parcours avez-vous réalisé afin d'y parvenir?
Pour ma part, il s'agit d'une reconversion professionnelle. Après avoir effectué plus de 20 ans dans la gendarmerie, j'ai fait le choix d'une reconversion professionnelle. J'ai donc intégré le Ministère de la Justice par voie de détachement puis titularisé un an plus tard. Sinon, pour devenir secrétaire administratif, il faut être titulaire d'un bac + 2 et passer un concours (épreuve écrite suivie d'une épreuve orale en cas d'admission).
Pourquoi avoir décidé de faire ce métier?
Mon cursus professionnel antérieur m'a permis d'obtenir des connaissances solides dans le domaine judiciaire ainsi que des qualités nécessaires pour travailler au sein d'un secrétariat. C'est donc naturellement que j'ai choisi cette voie de reconversion.
Quels sont, selon vous, les « avantages » et « inconvénients » du métier, et qu' aimez-vous le plus faire ?
Le poste que j'occupe a pour avantage de traiter des demandes concernant tous les différents services d'une juridiction tant concernant la chaîne pénale que civile (tribunal correctionnel, instruction, JAP, tribunal pour enfants, parquet civil, JAF, pôle social, baux, saisie des rémunérations, injonction de payer, conseil des prud'hommes, tribunal de commerce, etc...). Cette diversité permet de comprendre le système judiciaire et les services qui le composent et d'en maîtriser les rouages.
Effectuer des tâches à répétition peut être un inconvénient
Comment se déroule une journée "type"?
Il n'y a pas vraiment de journée type. De nombreux dossiers arrivent tous les jours, le but étant de trouver un juste équilibre entre les dossiers à enregistrer et les dossiers à préparer pour la commission qui est hebdomadaire. Il s'agit d'un service qui traite de « la masse ». Le service est tenu de traiter les demandes dans un délai de 60 jours maximum. Les journées alternent donc entre de l'enregistrement de dossier, de préparation de dossiers et de différents courriers à rédiger. Chaque jour il faut se charger du courrier arrivé par voie postale et de la gestion de la boîte mails du service.
Quelles sont pour vous les qualités requises pour ce métier?
Il faut savoir faire preuve de discrétion, les informations traitées sont confidentielles, et surtout avoir un grand sens de l'organisation afin de ne pas se retrouver débordé.
Et quels conseils pourriez-vous donner pour évoluer dans ce métier?
Comme dans chaque service, il faut savoir prioriser les choses et trouver une bonne organisation pour que le service soit à jour. Enfin, il faut également savoir faire preuve d'initiatives quant à l'organisation et être force de proposition